Проверка на електронна трудова книжка

Справката за електронна трудова книжка се извършва в е-Портала на НАП чрез Регистъра на заетостта и Единния електронен трудов запис. Достъпът обичайно става с ПИК на НАП, квалифициран електронен подпис или наличен метод за електронна автентикация, без необходимост от специален софтуер.

В портала се избира раздел „Е-услуги", след това „Справки" и услугата за актуално състояние на Единния електронен трудов запис. При избор на „всички периоди" се показва наличната история на трудовите правоотношения, а справката може да се прегледа и запази като PDF. Данните могат да включват работодател, длъжност, дати на започване и прекратяване, срок на договора и други регистрирани обстоятелства.

Важно е да се прави разлика между записите след 1 юни 2025 г., които се поддържат в електронния регистър, и по-стария трудов стаж, удостоверен в хартиената трудова книжка. При липсваща или неточна информация проверката започва със сравнение на двата документа и писмено уведомяване на работодателя.

Какво представлява електронната трудова книжка и Единният електронен трудов запис?

Единният електронен трудов запис (ЕЕТЗ) е част от Регистъра на заетостта, поддържан от НАП. От 1 юни 2025 г. той замества воденето на нови записи в хартиената трудова книжка. В него се съхраняват данни за трудовите правоотношения, които работодателите подават по установения ред.

Справката в Регистъра на заетостта на НАП помага на служителя да сравни официално регистрираната информация с трудовия договор, допълнителните споразумения и документите при прекратяване.

Какви данни се виждат в ЕЕТЗ?

Единният електронен трудов запис съдържа идентификационни данни за служителя и работодателя, както и обстоятелства по конкретното трудово правоотношение. Сред основните категории са:

• работодател, неговото наименование и идентификатор;
• длъжност и код по Националната класификация на професиите и длъжностите;
• дата на сключване на договора и начало на изпълнението;
• срок на договора, когато е уговорен;
• продължителност на работното време;
• данни за допълнителни споразумения и промени по договора;
• период на правоотношението, включително дата и основание за прекратяване;
• договорено основно трудово възнаграждение, когато информацията е приложима;
• платен годишен отпуск и други обстоятелства, предвидени в нормативната уредба.

Записът показва фактите, които работодателят е подал в регистъра. Затова справката следва да се преглежда след всяко назначаване, изменение на договора или прекратяване. Ранното откриване на грешка улеснява корекцията и ограничава риска от разминаване между договора и електронните данни.

Достъпът на нов работодател до информацията не е равен на пълния достъп на служителя до собственото му досие. Предишното трудово възнаграждение не се предоставя свободно на нов работодател. Служителят запазва контрол върху личните си данни, а достъпът се определя от законовите правила и служебната необходимост.

Какво не доказва електронната справка?

Електронната трудова справка удостоверява регистрирани данни за трудовите правоотношения, но не замества всяка отделна проверка за осигурителен доход, реално внесени осигурителни вноски или придобити пенсионни права. Тези въпроси могат да изискват справки в други регистри и документи на компетентните институции.

Липсващ или непълен запис не доказва сам по себе си, че трудът не е положен. Причината може да е неподадена информация, техническо несъответствие или необходимост от допълнително оформяне на данните. Проверка с работодателя е подходящата първа стъпка, като се представят договори, анекси, заповеди и други относими документи.

При продължаващо несъответствие служителят може да потърси компетентната институция според конкретния въпрос. Правен извод за стаж, доход или права не следва да се прави само по екранната справка, без преглед на всички документи и приложимите обстоятелства.

Проверка на електронна трудова книжка: стъпки за достъп и изтегляне

Проверката на електронната трудова книжка се извършва чрез Единния електронен трудов запис в е-Портала на НАП. Служителят може да прегледа отделните трудови правоотношения, да избере всички налични периоди и да съхрани справката, ако интерфейсът предлага изтегляне като PDF.

Какви данни са нужни за вход?

За достъп до личната справка е необходим идентифициран електронен вход. Най-често това е ПИК на НАП, квалифициран електронен подпис или достъп чрез наличен метод за електронна автентикация.

ПИК на НАП е персонален код, издаден от приходната агенция. Той се използва за вход в определени електронни услуги, без да е необходим квалифициран електронен подпис. КЕП е удостоверение, свързано с електронен подпис, което идентифицира притежателя и може да се използва за различни административни действия. Електронната автентикация е отделен начин за потвърждаване на самоличността чрез поддържана държавна или друга официална система.

ЕГН само по себе си не е средство за вход. То не предоставя достъп до личната справка и не трябва да се въвежда в непознати сайтове, формуляри или страници, които обещават проверка на трудов стаж. ЕГН е личен идентификатор, а не парола.

Практическата последователност обикновено включва:

1. Отваряне на официалния е-Портал на НАП https://portal.nra.bg/.
2. Избиране на „Е-услуги", а след това на „Справки".
3. Намиране на услугата за Единен електронен трудов запис или справка за актуалното състояние.
4. Избиране на подходящ метод за идентификация.
5. Посочване на всички периоди, когато се изисква пълна трудова история.
6. Преглед и запазване на справката, ако системата предлага PDF файл.

Наименованията на услугите, начините за вход и подредбата на менюто могат да се променят. Затова актуалните указания и съобщения в портала на НАП имат предимство пред стари инструкции или снимки на екрана.

Как се проверява дали записът е пълен и точен?

След отваряне на справката всеки период трябва да се сравни с документите, които служителят съхранява. Проверяват се:

• работодателят и неговият идентификатор;
• длъжността и датата на започване;
• срокът и работното време по договора;
• датите на анексите и основанието за промяна;
• датата и основанието за прекратяване;
• отделните периоди при последователни договори.

Сравнението обхваща трудовия договор, допълнителните споразумения, заповедта за прекратяване и наличната хартиена книжка. Хартиеният документ остава необходим за трудовия стаж, натрупан преди 1 юни 2025 г.

При повече от един договор всяко правоотношение се преглежда отделно. Така се откриват пропуски между два периода, неправилна длъжност или несъответстващо основание за прекратяване. При грешка служителят следва да уведоми работодателя писмено и да запази доказателство за изпратеното уведомление.

Какво съдържа справката и кой има достъп до данните?

Справката в Регистъра на заетостта показва официално подадени данни за трудовите правоотношения. Тя не е универсален документ за целия трудов и осигурителен статус на служителя. ЕЕТЗ се поддържа от НАП, а достъпът до него зависи от качеството на лицето и конкретните му права.

Служителят има достъп до собствения си електронен трудов запис чрез електронните услуги на НАП. Входът се извършва с ПИК, КЕП или поддържан метод за електронна автентикация. Пълният списък с наличните правоотношения се показва при избор на всички периоди в справката. Официалната информация е публикувана в Регистъра на заетостта на НАП.

Електронна книжка и осигурителен стаж не са една и съща справка

Единният електронен трудов запис съдържа данни за трудовото правоотношение. Сред тях са работодателят, длъжността, кодът по НКПД, датата на сключване и началото на договора, срокът, работното време, основното трудово възнаграждение, промените по договора и прекратяването му.

Тези данни показват какво е регистрирал работодателят в НАП. Те не заместват справките на НОИ за осигурителен стаж и осигурителен доход. Когато се проверяват периоди, доход или данни, свързани с пенсионно осигуряване и обезщетения, подходящият източник е порталът или съответната услуга на НОИ. При необходимост се преглеждат и първични документи, като трудови договори, анекси, ведомости и документи за прекратяване.

Служителят има достъп до собствените си данни. Работодателят подава и коригира информацията за съответното правоотношение, но достъпът на нов работодател не означава свободен достъп до цялото лично досие. Данните за възнаграждението при предишен работодател не се предоставят автоматично като част от обичайния достъп до трудовата история.

⚠️ ЕЕТЗ удостоверява регистрирани обстоятелства по трудовото правоотношение, но сам по себе си не доказва всички права за пенсиониране, обезщетения или осигуряване.

Периодите преди 1 юни 2025 г. изискват отделно внимание, защото хартиената трудова книжка остава важен документ за стария трудов стаж. Затова всяка проверка следва да съпоставя данните в НАП с наличните документи, а не да приема една електронна справка като пълно доказателство за всички трудови и осигурителни права.

Какво става с хартиената трудова книжка след преминаването към електронен регистър?

От 1 юни 2025 г. новите обстоятелства по трудовите правоотношения се вписват в Единния електронен трудов запис в Регистъра на заетостта, поддържан от НАП. Това не означава, че хартиената трудова книжка губи значение изцяло.

Хартиеният документ остава важен за трудовия стаж, придобит до 1 юни 2025 г. Затова служителят трябва да го съхранява, докато работодателят оформи старите вписвания и върне книжката. Тя може да е необходима при доказване на минал стаж, особено когато информацията не е налична в електронния регистър.

В преходния период работодателят оформя данните за стажа до 1 юни 2025 г. и предава хартиената книжка на служителя. При новите назначения и промени след тази дата информацията се подава електронно, без да се продължава старият начин на вписване в книжката.

Кои срокове трябва да се следят от работодателя

Работодателят следва да съобразява различни срокове според конкретното действие по трудовото правоотношение. При сключване или изменение на трудов договор електронният трудов запис се подава в НАП до 3 работни дни. При прекратяване на договора данните за датата и основанието за прекратяване се подават до 7 работни дни.

Подробните правила за подаване, поправка и резултата от обработката са публикувани в официалната информация за Регистъра на заетостта на НАП. Ако записът бъде отхвърлен или не бъде вписан, работодателят трябва да провери причината и да предприеме необходимите действия според указанията на НАП.

Проверката от служителя след изтичането на съответния срок е полезна, защото показва дали работодателят е изпълнил задължението си и дали данните са отразени правилно. Така могат навреме да се открият липсващ договор, неправилна дата, грешна длъжност или непълни данни за прекратяване.

При несъответствие писменото уведомяване на работодателя създава ясна следа за подадения сигнал. След извършена корекция справката в НАП трябва да се отвори отново, за да се потвърди, че промяната е отразена.

⚠️ При промяна на нормативната уредба актуалните указания на НАП и действащият Кодекс на труда имат предимство пред стари публикации, общи обяснения или запазени снимки на портала.

Грешка или липсващ период в електронната трудова книжка

Неточността в Единния електронен трудов запис може да е технически проблем в портала или неправилно подадена информация от работодателя. Разграничаването на двете ситуации определя следващото действие. Проверка на всички периоди, договори и налични документи трябва да предхожда подаването на сигнал.

Най-чести проблеми при справката

Сред най-честите несъответствия са:

1. Липсващ работодател или период: първото действие е повторен вход и избор на „всички периоди". Ако записът продължава да липсва, работодателят трябва да провери подадените данни.
2. Грешна дата на започване или прекратяване: датата се сравнява с договора, анексите и заповедта за прекратяване. При разминаване работодателят подава коригиращи данни.
3. Неправилно изписана длъжност: сравняват се наименованието и кодът по НКПД с трудовия договор. Корекцията се извършва от работодателя, подал записа.
4. Непоказано прекратяване: проверява се дали е изтекъл срокът за подаване на данните. При прекратяване работодателят подава информацията в НАП до седем работни дни.
5. Дублиран период: всички правоотношения се преглеждат поотделно, включително договорите при един и същ работодател. Дублирането се уточнява с работодателя и се коригира в регистъра.
6. Неуспешен вход: повтаря се опитът с ПИК, КЕП или електронна автентикация. При недостъпен портал, грешка при зареждане или проблем с удостоверяването сигналът се насочва към НАП.
7. Разминаване с хартиената книжка: периодите преди 1 юни 2025 г. се сравняват с хартиения документ, договорите и заповедите. Липсата на стар период в ЕЕТЗ не заличава автоматично доказателственото значение на книжката.

При грешно подадени данни уведомяването на работодателя се извършва писмено, с описание на несъответствието и копия на относимите документи. Копие от уведомлението и отговора се съхраняват. След корекцията справката в Регистъра на заетостта на НАП се отваря отново.

Често задавани въпроси

Къде се прави справката за електронната трудова книжка?

Справката се прави в е-Портала на НАП. В менюто „Е-услуги" се избира „Справки", а след това услугата за Единния електронен трудов запис или актуалното му състояние.

Необходим ли е ПИК на НАП?

ПИК е един от възможните начини за вход, но не е единственият. Достъпът може да се извърши и с квалифициран електронен подпис или поддържан метод за електронна автентикация. Самото ЕГН не е средство за удостоверяване.

Вижда ли новият работодател старата заплата?

Не. Достъпът на работодателя до данните за трудовата история се определя от законовите правила и конкретните му права. Предишното трудово възнаграждение не се предоставя автоматично като част от обичайния достъп до трудовите периоди.

Как се проверяват старите периоди?

Периодите след 1 юни 2025 г. се проверяват в ЕЕТЗ. По-старият трудов стаж се сравнява с хартиената трудова книжка, трудовите договори, анексите и документите за прекратяване. При нужда се проверяват и данни в други институционални регистри.

Какво се прави при грешка в записа?

Работодателят се уведомява писмено, когато грешката произтича от подадени от него данни. При технически проблем в портала се прави повторен вход и се подава сигнал до НАП, ако затруднението продължи. След промяната се извършва нова проверка.

Има ли разлика между трудов и осигурителен стаж?

Да. Трудовият стаж е свързан с трудовото правоотношение и се отразява в ЕЕТЗ. Осигурителният стаж и осигурителният доход се проверяват чрез съответните справки на НОИ. Електронната трудова книжка не заменя тези справки.

Трябва ли хартиената книжка да се пази?

Да. Тя остава важна за стажа, придобит преди 1 юни 2025 г. Документът се съхранява, докато старите данни бъдат оформени, предадени и проверени. При несъответствие хартиената книжка може да потвърди периода и вписаните обстоятелства.

В обобщение, проверката на електронната трудова книжка се извършва през официалния портал на НАП с ПИК, КЕП или поддържан метод за електронна автентикация. За пълна справка се избират всички периоди, данните се сравняват с трудовите договори, анексите и документите за прекратяване, а резултатът може да се запази като PDF.

При грешка или липсващ период работодателят се уведомява писмено, като копието на искането и относимите документи се съхраняват. Хартиената трудова книжка също трябва да се пази за стажа, придобит преди 1 юни 2025 г. Според конкретния проблем официалните източници са НАП и Главна инспекция по труда, защото точността на трудовия запис изисква проверка както в регистъра, така и в документите на служителя.